La presencia de un notario en una junta de socios y la anotación preventiva en el Registro Mercantil de la solicitud de levantamiento de acta notarial son mecanismos de los que goza nuestro ordenamiento jurídico que garantizan el respeto de las normas que regulan el funcionamiento de las juntas generales de socios.
El derecho que ostentan los socios a solicitar la presencia de notario en la junta general viene recogido en el artículo 203 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital.
Este artículo indica que la competencia exclusiva para requerir la presencia de notario en la junta es de los administradores de la sociedad, no pudiendo hacer el requerimiento ningún socio, independientemente del cual sea su capital social.
Los administradores podrán requerir la presencia de notario siempre que lo estimen conveniente para el interés social y, tienen la obligación de hacerlo siempre que lo soliciten los socios si se dan una serie de requisitos:
Cumplidos por los socios solicitantes los requisitos, los administradores están obligados a requerir la presencia de notario y, los acuerdos solo serán eficaces si constan en acta notarial. Es decir, si los administradores incumplen la obligación de requerir al notario su presencia en la Junta, los acuerdos adoptados serán ineficaces.
El notario que hubiese sido requerido para asistir a la celebración de la junta verificará si la reunión ha sido convocada con los requisitos legales y estatutarios. El acta notarial dará fe de la identidad del presidente y del secretario, de las manifestaciones que realice el presidente sobre la válida constitución de la junta y el número de socios con derecho a voto que comparezcan. Recogerá también el acta, las propuestas sometidas a votación y los acuerdos adoptados, los resultados de las votaciones y las manifestaciones e intervenciones de los asistentes.
El acta notarial no se someterá a aprobación ni precisa ser firmada por el presidente y secretario y los acuerdos que consten en ella podrán ejecutarse a partir de la fecha de su cierre.
Los honorarios notariales serán de cargo de la sociedad, facilitando, de esta manera, el derecho de solicitud de los socios minoritarios.
Una garantía adicional para el correcto funcionamiento de las juntas de socios es el mecanismo recogido en el artículo 104 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil. Este artículo contempla la posibilidad de requerir la anotación preventiva en el Registro Mercantil de la solicitud de levantamiento de acta notarial de la Junta, de tal modo que, practicada la anotación, no podrán inscribirse en el Registro Mercantil los acuerdos adoptados por la Junta si no constan en acta notarial. Es una garantía para los socios de que, celebrada la Junta sin presencia de notario y adoptados los acuerdos, por ejemplo, de cambio de administradores o ampliación de capital, el Registrador Mercantil no los inscribirá, privándolos de la publicidad registral que necesitan para tener efectos frente a terceros.
La solicitud de anotación preventiva ha de hacerse a los administradores y, en este caso, se requiere efectuarla a través de requerimiento notarial.
La anotación preventiva se cancelará cuando se acredite debidamente la presencia de notario en la junta o cuando hayan transcurrido tres meses desde la fecha de la anotación.
Como conclusión, se puede indicar que la presencia de notario en las juntas puede reportar ventajas a los socios, puesto que el acta notarial recoge de manera objetiva y veraz los acuerdos alcanzados, lo que proporciona mayor transparencia y reduce la posibilidad de conflictos posteriores al tener el acta notarial un alto valor probatorio ante los tribunales.
A su vez, la posibilidad de la anotación preventiva de la solicitud de levantamiento de acta notarial de junta es una eficaz herramienta para evitar la inscripción en el Registro Mercantil de los acuerdos que se hayan podido adoptar sin el cumplimiento de las normas que garantizan el buen funcionamiento de la junta general, privándoles de su ejecutividad frente a terceros.
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