Muchos contribuyentes después de los cinco años quieren destruir su información y documentación contable, debido a que en la redacción del artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF) menciona: “deberán conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas”, sin embargo, si se analizan tanto las leyes fiscales y mercantiles, no se puede concluir que dicho plazo sea aplicable para la conservación de toda la información contable.
A continuación, se revisarán algunos aspectos importantes a considerar antes de la destrucción de la información:
En el aspecto mercantil, la Ley de Sociedades Mercantiles y el Código de Comercio mencionan sobre la responsabilidad de los administradores de las sociedades, salvaguardar la información relativa a la contabilidad por un plazo mínimo de 10 años; así como también, toda aquella información que dé nacimiento a derechos y obligaciones.
En el aspecto fiscal, el CFF es específico en los plazos de conservación que están directamente relacionados con las facultades de comprobación de la autoridad, por ejemplo:
a) La documentación relativa al cumplimiento de las disposiciones fiscales, deberá conservarse en el domicilio a disposición de las autoridades por un plazo de cinco años a partir de la fecha en que se presentaron o debieron presentarse las declaraciones.
b) La información cuyos efectos fiscales se prolonguen con el tiempo, el plazo computará a partir del último año en que hayan producido dichos efectos.
c) Se deberá salvaguardar la documentación referente a conceptos de los cuales se hubiera promovido algún recurso o juicio, el plazo comenzará a computarse a partir de la fecha en la que quede firme la resolución.
d) La documentación que deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato es:
•Las actas constitutivas de las personas morales y los contratos de asociación en participación.
•Las actas de aumento o disminución de capital social.
•Las actas de fusión o escisión de sociedades.
•Las constancias que emitan o reciban las personas morales por la distribución de dividendos o utilidades.
•La información referente al cálculo de las ganancias por enajenación de acciones.
•Las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio de las contribuciones federales.
Como se puede analizar, el plazo para conservar la contabilidad se vuelve complejo de entender y aplicar, como en los siguientes casos:
Aplicación de pérdidas fiscales
De acuerdo a lo establecido en la Ley del Impuesto sobre la Renta, los contribuyentes podrán disminuir de la utilidad fiscal, las pérdidas fiscales durante los diez ejercicios siguientes o hasta agotarlas; dentro de las facultades de comprobación de la autoridad podrá verificar el origen y procedencia de dichas pérdidas, es decir, los contribuyentes deberán tener la información documental necesaria para acreditar la aplicación de las pérdidas. En dicha situación, los contribuyentes deberán conservar la información contable que soporte las pérdidas fiscales que se disminuyen por lo menos cinco años después del último ejercicio en el cual se aplicó, lo cual puede significar que la documentación deberá resguardarse hasta por un periodo de 15 años.
Deducibilidad de los activos fijos
En el caso de los activos fijos, deberá conservarse la documentación como está establecido en el CFF, cinco años posteriores al último ejercicio donde tuvo algún efecto fiscal; si consideramos un activo que se depreciará durante
10 años, más el periodo de conservación de la información, nuevamente tendremos que resguardar la información por 15 años.
Compensación de saldos a favor
Las autoridades dentro de sus facultades de comprobación podrán solicitar la información referente a las compensaciones de saldos a favor, realizadas durante el ejercicio en revisión, independientemente del ejercicio en que se hayan originado.
Facultades de comprobación
El CFF establece los plazos para ejercer sus facultades de comprobación aumentando de cinco a diez años en los siguientes casos: a) cuando el contribuyente no se haya inscrito en el RFC, b) cuando no tenga contabilidad, o c) por los ejercicios en que no se presente alguna declaración estando obligada a ello.
Así también, en el CFF se establece que se suspenden los plazos cuando la autoridad ejerza sus facultades de comprobación, cuando se interponga un recurso administrativo o juicio, o cuando las autoridades no puedan dar inicio a sus facultades porque el contribuyente se encuentra como no localizado. También podrá suspenderse el plazo en caso de huelga por el tiempo en que ésta dure, así cuando fallece el contribuyente hasta que se designa un representante legal en la sucesión. Es importante mencionar que en estos casos el plazo máximo establecido en la ley considerando la suspensión, es de diez años.
Conclusión
Es importante que todas las personas físicas y morales que estén obligadas a tener contabilidad, analicen con qué información cuentan y antes de destruirla, consideren separarla como a continuación se recomienda:
1.Documentos que tienen efectos fiscales a partir del año de la presentación de la declaración anual del ISR 2.Documentos que tienen efectos fiscales que se prolongan en el tiempo.
3.Documentos que deberán conservarse por el tiempo en que subsista la sociedad o contrato.
Si se cuenta con la anterior clasificación de la información, será más sencillo distinguir si cumple con los requisitos para ser destruida sin poner en riesgo a la sociedad.
Francisco Bracamonte,
Socio de Impuestos y Seguridad Social
Patricia Rivera,
Gerente de Impuestos
